Menurut Peraturan Menteri Pertanian Nomor : 273/Kpts/ot.160/4/2007 tentang pedoman pembinaan kelembagaan petani, Gapoktan adalah  kumpulan beberapa kelompok tani yang bergabung dan bekerja sama untuk meningkatkan skala ekonomi dan efisiensi usaha. Adanya gapoktan agar kelompok tani dapat lebih berdaya guna dan berhasil guna, dan menyediakan sarana produksi pertanian, peningkatan, permodalan,  atau perluasan usaha tani untuk para petani dan kelompok tani dari sektor hulu dan hilir, serta peningkatan kerjasama dan pemasaran produk.

Dalam Pembentukan Gapoktan dilakukan suatu musyawarah yang dihadiri sedikitnya oleh para kontak tani atau para ketua kelompok tani yang akan bergabung dalam organisasi Gapoktan,yang sebelumnya di tiap masing-masing kelompok telah disepakati kepengurusan gapoktan oleh para anggota kelompok yang tergabung ke dalam Gapoktan. Dalam pelaksanaan pembentukan Gapoktan sekaligus disepakati susunan kepengurusan dan jangka lama waktu kepengurusannya, ketua Gapoktan dipilih secara musyawarah dan demokrasi oleh para anggota Gapoktan, dan selanjutnya ketua untuk memilih pendamping dalam kepengurusan Gapoktan baik itu sekretaris dan bendahara, Untuk mendapatkan legitimasi, kepengurusan Gapoktan dilakukan pengukuhan oleh pejabat Desa atau kelurahan wilayah setempat.

Gapoktan yang kuat dan mandiri ditandai :

- Adanya pertemuan atau rapat pengurus dan anggota gapoktan yang diselenggarakan secara berkala dan berkelanjutan

- Adanya rencana kerja gapoktan yang diakhiri dengan evaluasi

- Memiliki peraturan untuk pengurus dan anggota gapoktan yang telah disetujui sebelumnya

- Memiliki catatan administrasi yang rapih, baik itu daftar hadir, jadwal pertemuan dan administrasi lainnya

- Memberi fasilitas bagi kelompok tani dalam menjalankan usaha taninya

- Gapoktan sebagai sumber informasi teknologi dan inovasi pertanian

- Menjalin kerjasama dengan pihak lain

- Memberi fasilitas pemodalan terhadap petani dan kelompok tani dengan hasil keuntungan demi kemajuan organisasi

Beda halnya dengan Kelompok Tani yang ada lebih dari satu kelompok dalam satu desa dan hanya sebagai tempat atau wadah untuk para petani, Gapoktan atau gabungan kelompok tani ini mempunyai arti lebih luas yaitu gabungan dari seluruh kelompok tani yang ada dilingkungan desa atau kelurahan setempat. Dan umumnya gapoktan hanya ada satu dalam satu Desa atau Kelurahan.